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會(huì)議禮儀
日期【2014-09-25 18:42】 共閱:【】次

■ 會(huì)議禮儀會(huì)議前

   在會(huì)議當(dāng)中應(yīng)該注意哪些禮儀:
  
   按參會(huì)人員來(lái)分類(lèi),會(huì)議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議,可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。
   
   內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì),以及計(jì)劃會(huì)等等。
   我們以外部會(huì)議為例,講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后。
  
   會(huì)議前
   在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中,我們需要注意以下這幾方面:
  
    ·WHEN-會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間
    ·WHERE-會(huì)議地點(diǎn)確認(rèn)
    ·WHO-會(huì)議出席人
    ·WHAT-會(huì)議議題
    ·OTHERS-接送服務(wù)、會(huì)議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等
  
   WHEN-時(shí)間,你要告訴所有的參會(huì)人員,會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。
   WHERE-地點(diǎn),是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行,要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。
   WHO-人物,以外部客戶(hù)參加的公司外部會(huì)議為例,會(huì)議有哪些人物來(lái)參加,公司這邊誰(shuí)來(lái)出席,是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來(lái)出席這個(gè)會(huì)議。
   WHAT-會(huì)議的議題,就是要討論哪些問(wèn)題。
   OTHERS-會(huì)議物品的準(zhǔn)備,就是根據(jù)這次會(huì)議的類(lèi)型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。
     
■ 會(huì)議禮儀會(huì)議中
   在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中,我們需要注意以下這幾方面:
  (1)會(huì)議主持人
  
   主持會(huì)議要注意·介紹參會(huì)人員·控制會(huì)議進(jìn)程·避免跑題或議而不決·控制會(huì)議時(shí)間
  
  (2)會(huì)議座次的安排
   一般情況下,會(huì)議座次的安排分成兩類(lèi):方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議。
   一般情況下會(huì)議室中是長(zhǎng)方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會(huì)議,方桌可以體現(xiàn)主次。
   在方桌會(huì)議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo),那么他一般坐在這個(gè)長(zhǎng)方形的短邊的這邊,或者是比較靠里的位置。就是說(shuō)以會(huì)議室的門(mén)為基準(zhǔn)點(diǎn),在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來(lái)參加的會(huì)議,一般分兩側(cè)來(lái)就坐,主人坐在會(huì)議桌的右邊,而客人坐在會(huì)議桌的左邊。
  
   還有一種是為了盡量避免這種主次的安排,而以圓形桌為布局,就是圓桌會(huì)議。在圓桌會(huì)議中,則可以不用拘泥這么多的禮節(jié),主要記住以門(mén)作為基準(zhǔn)點(diǎn),比較靠里面的位置是比較主要的座位,就可以了。   
 
■ 會(huì)議禮儀會(huì)議后
   在會(huì)議完畢之后,我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié),才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括:
   會(huì)談要形成文字結(jié)果,哪怕沒(méi)有文字結(jié)果,也要形成階段性的決議,落實(shí)到紙面上,還應(yīng)該有專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);
   贈(zèng)送公司的紀(jì)念品;
   參觀,如參觀公司,或廠房等。
   如果必要,合影留念。   
 
■ 商務(wù)洽談會(huì)四項(xiàng)原則
   商界人士在準(zhǔn)備商務(wù)洽談時(shí),應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)記如下四項(xiàng)基本原則:
  
   第一,客觀的原則。所謂客觀的原則,意即在準(zhǔn)備洽談時(shí),有關(guān)的商界人士所占有的資料要客觀,決策時(shí)的態(tài)度也要客觀。
  
   占有資料要客觀,是要求談判者盡可能地取得真實(shí)而準(zhǔn)確地資料,不要以道聽(tīng)途說(shuō)或是對(duì)方有意散布的虛假情報(bào),來(lái)作為自己決策時(shí)的依據(jù)。
  
   決策時(shí)的態(tài)度要客觀,是要求談判者在決策時(shí),態(tài)度要清醒而冷靜,不要為感情所左右,或是意氣用事。
  
   第二,預(yù)審的原則。所謂預(yù)審的原則,含義有二:其一,是指準(zhǔn)備洽談的商界人士,應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的談判方案預(yù)先反復(fù)審核、精益求精;其二,是指準(zhǔn)備洽談的商界人士,應(yīng)當(dāng)將自己提出的談判方案,預(yù)先報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)或主管人士審查、批準(zhǔn)。
  
   雖說(shuō)負(fù)責(zé)洽談的商界人士擁有一定的授權(quán)、在某種特殊的情況下可以“將在外,君命有所不受”,或是“先斬后奏”。但是這并不等于說(shuō)洽談?wù)呖梢酝跛?、一意孤行。在洽談之前,?duì)自己的方案進(jìn)行預(yù)審,既可以減少差錯(cuò),又可以群策群力、集思廣益,使方案更臻完美。
  
   第三,自主的原則。所謂自主的原則,是指商界人士在準(zhǔn)備洽談時(shí),以及在洽談進(jìn)行之中,要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,要相信自己、依靠自己、鼓勵(lì)自己、鞭策自己,在合乎規(guī)范與慣例前提下,力爭(zhēng)“以我為中心”。
  
   堅(jiān)持自主的原則,有兩大好處:一是可以調(diào)動(dòng)有關(guān)的商界人士的積極性,使其更好地有所表現(xiàn);二是可以爭(zhēng)取主動(dòng)權(quán),或是變被動(dòng)為主動(dòng),在洽談中為自己爭(zhēng)取到有利的位置。
  
   第四,兼顧的原則。所謂兼顧的原則,是要求商界人士在準(zhǔn)備洽談時(shí),以及在洽談過(guò)程中,在不損害自身根本利益的前提下,應(yīng)當(dāng)盡可能地替洽談對(duì)手著想,主動(dòng)為對(duì)方保留一定的利益。
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